Llegas a primera hora a la oficina. Gracias al madrugón que te has dado, consigues que el tiempo que te suele llevar ir de casa al trabajo se haya quedado en menos de la mitad. Todo un récord.
A esa hora temprana la oficina es un mar en calma. Muy diferente a la tempestad en la que se convierte a media mañana, cuando todo el mundo ha llegado y comienza a trabajar. Te resulta extraño tanto silencio. La mezcla de sueño y tranquilidad hacen que sientas relajado.
Miras el reloj. Tienes dos horas hasta que la mayoría de la gente empiece a llegar. Dos horas para que empiece a sonar el teléfono, para distraerte con las conversaciones de oficina, para que tu jefe comience a pedirte cosas «para ya» y las circunstancias vayan cambiando tus prioridades. Así no hay quien trabaje. Así no hay quien planifique. En realidad, aunque no lo sabes aún, son excusas que te pones.
Haces el esfuerzo de centrarte en el momento. Dos horas para ti y para poder dar un buen empujón a tu trabajo pendiente. Un privilegio que piensas aprovechar.
Llega el momento de elegir por dónde empezar a trabajar de entre todo lo que tienes que hacer. Sabes que hay mucho por hacer pero, realmente, no sabes qué es lo que debes hacer. No sabes por dónde empezar.
Ante esta situación, un mal hábito adquirido durante años se adueña de tu indecisión: abres el correo electrónico para ocuparte de algo de lo último que te haya llegado. Entre tanto mensaje, buscas algo que te guste, que te resulte fácil o que te vaya a llevar poco tiempo. Quieres aprovechar para hacer cuantas más cosas mejor aunque no te paguen por ello.
A medida que pasa el tiempo te vas quitando cosas de encima. Intuyes que la mayoría son tonterías o cosas que pueden esperar a otro momento. Sin embargo, ir borrando y archivando emails te da la sensación de que estás siendo una persona muy productiva. Nada más lejos de la realidad.
De pronto, te acuerdas de que tienes que terminar un informe para entregar mañana como último día de plazo. Tu pulso se acelera y comienzas a recordar más cosas. Te comprometiste con tu jefe a responderle a la previsión de cifras que te pidió hace varias semanas. Además, caes en la cuenta de que necesitabas una información previa, pero no te acuerdas qué era ni a quién se la tenías que pedir… Sientes que el día empieza a torcerse.
La sensación de agobio hace que, como por arte de magia, te olvides de tu bandeja de email. Esa que te dictaba sin criterio que ir haciendo. Puede que no seas consciente aún, pero en el fondo sabes que esa no es su función. Tienes que dejar de fiarte de ella para eso.
Pasadas dos horas desde que llegaste, tus compañeros de trabajo empiezan a aparecer en la oficina. Saludos, disertaciones sobre el partido de fútbol de ayer, blasfemias contra el tráfico y trivialidades meteorológicas para ir calentando motores. Tu mar en calma comienza a agitarse. Los tambores de guerra de tu día a día empiezan a sonar. En lugar de haber avanzado las cosas que debías te has dedicado a hacer cosas que, ahora, entiendes que podían haber esperado.
Empiezas a sentir una mezcla de nervios, estrés y frustración. Si hubieses tenido bien claro lo que tenías que hacer, no te habrías puesto a trabajar sobre el correo a primera hora. En su lugar, te habrías ocupado de ese informe que debes enviar. Maldito email.
Piensas que debe haber una forma de organizarse mejor, de poder entregar las cosas a tiempo, de que no se olviden las cosas,… Un forma de dejar de estar al final de la cadena alimentaria de la productividad: dejar de ser presa de las circunstancias siendo zarandeado cada día por tu realidad y pasar a tomar el control.
La buena noticia es que, eso que buscas, existe. Conseguir estabilidad, dejar de sentir constantemente esa sensación de descontrol, poder recuperar las riendas de tu día a día cuando tengas necesidad, tener criterios para decidir qué hacer y qué no hacer, elegir la mejor opción para empezar a trabajar en función de tu situación, … Esta forma de trabajar, ya existe.
Tienes el problema pero también tienes la solución. Porque eso que buscas, se llama GTD®.